業務部マネージャーの仕事には、業務部内部に関する事項から事務所全体に関わる事項まで、比較的幅広いものがありますが、中でも最も大きな割合を占めるのは、秘書の研修と業務部の日常的な運営に関する業務です。現在シニアマネージャーは2名、マネージャーは5名おり、それぞれが分担して各業務にあたっています。

まずは新入スタッフ研修から始まるイメージでしょうか。マネージャーは、研修全体の内容の検討などを行っていますが、最近はマネージャー及びコーディネーターによる研修担当チームを結成し、具体的な研修カリキュラムを検討し、新入スタッフがその能力をより高くかつ早く発揮できるような研修にするための工夫をしています。過去の研修が今年の人にも適しているとは限りませんので、毎年対象者を見て内容を改定したり、必要に応じて新しい研修の企画をしたりしています。研修は「ただやればいい」というものではなく、どのような成果を出すかという目標を決めて状況に応じた内容を検討していく必要がありますので、毎年苦労するところです。何が必要なのかということを常に意識し、定期的に検討もしていますから、自然発生的に研修についての提案が持ち上がってくるということもよくあり、年々進化しているように思います。今後もより充実したカリキュラムとなるようにしていく予定です。

新人研修の他には、若手秘書主催によるファイナンス系業務をよりスムーズに行うための研修やコーポレート業務をより深く理解するための研修等を開催しています。最近では個々の秘書のスキルの更なるレベルアップが求められていますので、お互いの能力を引き出せるようなコミュニケーションスキルをより向上させる研修を実施し、参加者からも大変好評でした。また、業務の向上のための研修は、年次に関係なく、自主的に提案し主催してもらうのは歓迎しています。

マネージャーには、自分で考え、自分の責任で決断して進めていかなければならないことが多くあります。誰かが道を示してくれるのを待っているだけでは務まらないので、プレッシャーを感じるときもありますが、大変な分、そこにおもしろさもあります。
自分が普段から変えたいと感じていたことに対して自分なりのアイディアを持って取り組み、少しでも以前よりうまく機能するようになったのがわかると非常にやりがいを感じます。

主に担当することになる業務分野や担当弁護士によって、求められる人材は決して同じではありません。ただ、最近必要だと強く思うのは、事務所に所属するだけではなく、一緒により良い事務所を作っていこうといった意識のある人です。協調性を持って周囲とうまくやっていけるということは非常に大切なことですが、それに加えて自分で考えたり、いろいろな考え方や価値観を柔軟に取り入れながら問題を解決していこうとする強さのようなものも必要だと思います。いろいろな意味でバランスが取れていることが大事ということになりますね。

クライアントに質の高いサービスを提供するためには、弁護士の業務を十分にサポートしていけるスタッフの力も必要となります。ある意味、秘書は弁護士の一番身近な存在として業務をサポートしていくわけですから、常に安定した質の高い業務をこなしていける能力を求められます。社会の変化に伴い、事務所に求められるものも同じであり続けることはないでしょうし、各スタッフ個人の置かれている状況も同様です。日頃から自分が求めているものだけでなく、周囲から何を期待されているかを客観的に見直し、更に向上しようと心掛けていくことがとても大切です。その意味において、今まで以上にスキルや意識の高い人材の育成に力を入れていきたいと思います。マネージャーだけでなく、コーディネーターを始め、所内の多くの意見を参考として、更にレベルアップした業務部になっていきたいと考えています。

コーディネーター制度は2005年に導入された制度です。N&Aでは、ひとつのフロアあたり数十名の秘書が在席しており、そのうち2～4名の秘書がコーディネーター業務を担当しています。通常の秘書業務を行いながら、業務部マネージャーと共に業務部内での様々なプロジェクトを運営したり、各フロアの秘書をまとめることが主な役割です。

日常的に行うのは秘書の就業に関する承認業務、10～15名程度の各エリアごとの秘書の休暇や代理秘書の調整などです。働きやすい環境を実現していくために、月に一度、フロアごとのコーディネーターで会議を開催して情報や意見の交換を行うほか、年に二度、各秘書との面談も行っています。

その他、必要に応じて様々なプロジェクトの運営も行っています。具体的には、秘書業務マニュアルの改訂作業、採用活動に関する業務、新人秘書入所時の教育研修、評価システムや就業管理システムの運用に関するプロジェクトなどです。

採用に関するプロジェクトに関わっています。就職説明会への参加、面接官のスケジュールのアレンジや内定者懇親会の企画・開催などを行っています。採用シーズンは毎日準備に追われたりと大変なこともありますが、内定者懇親会の企画など、自分たちで考え、一から作っていく作業はやりがいもあります。また、学生の方と直接会って話す機会もあり、いい刺激をもらっています。

それ以外には、ユニット制と呼ばれる小グループでの秘書協力体制の構築のプロジェクトや、コーディネーター全員で分担して作業を進めている秘書業務マニュアルの改訂などに携わっています。

秘書の業務レベルを高めることを目的に毎年改訂を重ねているマニュアルで、秘書業務でわからないことがあったときの辞書のような存在です。イントラネット上で参照できるようになっていて、秘書のみならず他部署の人たちの間でも役立てられているようです。
コーディネーターになってからはこの秘書業務マニュアルの改訂にも携わっていますが、改訂の作業を通して自分自身の知識が深まっていくことも実感でき、日頃の業務を振り返って勉強しなおす良いきっかけになっています。

周囲から頼られている、と感じる場面が非常に増えました。コーディネーターになる前はいつも先輩を頼り、守ってもらっている立場でしたが、最近は質問・相談を受けたりと、自分が頼られていると感じられる場面が多いです。私自身もかつて業務で悩んだ際に先輩に助けてもらった経験が数多くあり、近くで見守ってくれている先輩の存在はとてもありがたかったので、そのような頼れる存在を目指したいと考えています。
頼られることで自分の未熟さを痛感することも多いのですが、できるだけ広い視野を持ち、周囲にも目を向けようという意識は強くなったと思います。

秘書という職業を選ぶ人は、どちらかというと、人の前に出るよりも、人のサポートをしたいと考えている人が多いのかもしれません。学生時代の私もそうでした。しかし、社会人になって数年たつと、自分が苦手だと考えてきたことや、不得意だと思ったことをやってみたら意外と適性があった、などという発見をすることもあります。つまり、どんな人がコーディネーターに向いているか、というより、自分の業務の幅を広げたいと思ったときに、コーディネーターという仕事を成長の手段としていくことができるというイメージで捉えても良いのではないかと思っています。

コーディネーターになってから、人前で話す機会も増え、自分の考えをまとめて発信することの必要性を痛切に感じています。現在はマネージャーから「このプロジェクトをやります」という話があってから、そのやり方を考えたり、実際の運営を任されているわけですが、今後は、「どんなプロジェクトが必要か」という段階から自分たちで考えて企画・提案し、実行していくことが求められているのではないかと思います。